Guide : L’importance d’un dossier d’accueil et de bienvenue

Guide welcome pack / dossier accueil

Accueillir les vacanciers qui viennent séjourner dans votre gîte ou vos chambres d’hôtes ne se fait pas à la légère. Un dossier de bienvenue peut faire toute la différence car ce document prouve combien vous tenez à ce que vos locataires passent un séjour le plus agréable possible chez vous.

Un livret d’accueil utile

Proposer un dossier de bienvenue peut paraître tout simple mais ce petit détail peut faire toute la différence. Vos locataires verront immédiatement que vous mettez tout en oeuvre pour leur permettre de découvrir la région dans des conditions optimales. Mettre à disposition un guide d’accueil est un élément à ne pas négliger. Les locataires apprécieront ce geste lorsqu’ils arriveront dans le gîte. Vous pouvez leur transmettre au moment de la réservation de la location afin qu’ils aient l’opportunité de préparer leur excursion dans votre belle contrée et de faire connaissance avec les lieux. Feuilleter un dossier de bienvenue s’avère très utile et il ne faut pas négliger cet élément. Un bon guide d’accueil saura répondre à toutes les interrogations des vacanciers relatives à leur séjour dans leur location. Peu importe le mode de rédaction, que vous l’envoyiez par mail, imprimé et transmis par courrier ou que vous déposiez un classeur sur la table du salon, cet effort d’écriture fait systématiquement bonne impression. Votre sérieux et votre enthousiasme à accueillir les locataires dans les meilleures conditions devraient rapidement vous récompenser et vous avez de grandes chances de fidéliser vos clients.

Une bonne habitude

Ce dossier de bienvenue peut parfaitement être modifié et adapté selon les circonstances. Si vous voyez d’autres éléments à intégrer au fil des locations, rien ne vous empêche d’ajouter des informations supplémentaires sur une activité régionale. En fonction de la saison, les animations diffèrent. Vous pouvez trier le classeur en plusieurs parties distinctes afin que la lecture soit aisée et agréable, ou soumettre un classeur par période de l’année. Dans tous les cas, le dossier de bienvenue sera remis à l’arrivée des vacanciers ou quelques jours avant l’entrée dans votre logement. Cette petite attention à leur égard est toujours très appréciée.

Un dossier de bienvenue informatif et attrayant

Le guide d’accueil pour les locataires se doit d’être informatif et attrayant. La rédaction doit être claire et c’est l’occasion de vous distinguer en proposant des renseignements pratiques dont l’objectif sera d’embellir les vacances des occupants. Vous confortez ainsi vos locataires dans leur choix d’hébergement et de destination, mais en plus vous gagnez du temps en évitant les échanges téléphoniques trop longs si un problème survenait. Tout ce qu’il faut savoir est à portée de main et pour cela, il est nécessaire de mentionner plusieurs points indispensables.

Des informations sur le fonctionnement de votre propriété

Le dossier d’accueil doit indiquer le plan d’accès. Préparez un itinéraire pour accéder à votre habitation s’avère prioritaire. Ajoutez des explications afin d’orienter au mieux les futurs habitants de votre location saisonnière. Le dossier doit contenir les consignes détaillées d’entretien de la maison. Expliquez comment fonctionnent les appareils électroménagers, comment allumer le chauffe-eau et gérer le compteur ainsi que la climatisation. Si vous possédez une piscine, informez minutieusement les consignes de sécurité et son mode de marche. Prévoyez une petite fiche explicative concernant l’utilisation de la télévision, du lecteur DVD et de la chaîne hi-fi. Faites également référence au tri sélectif et au traitement des déchets.

Les commodités et les visites à proximité

Le dossier doit faciliter le séjour des locataires. Ils sauront ainsi où trouver un bon restaurant non loin du lieu de résidence. Faites leur savoir où faire les courses, les endroits recommandés pour faire du shopping et trouver des produits régionaux de qualité, la boulangerie pour acheter les croissants, les horaires des marchés, etc… Déposez dans le guide d’accueil les cartes de visite et des coupons de réduction, les vacanciers ne pourront qu’en être réjouis. Le dossier doit indiquer les coordonnées de l’office de tourisme. Mettez à disposition des brochures diverses concernant les lieux d’intérêt, les villages à voir, les événements, les activités et les festivités immanquables.

Le règlement

Le livret d’accueil est essentiel pour introduire les règles de vie à respecter dans votre logement. Il rappelle les points essentiels concernant l’heure d’arrivée et la procédure d’emménagement, l’heure de l’état des lieux de sortie et le rendu des clés, l’horaire de ramassage des poubelles ou encore le numéro de téléphone où vous contacter.

L’inventaire du matériel à disposition

Dans l’esprit du gain de temps, les vacanciers préfèrent savoir de quoi est composée la location. Ils sauront ainsi ce qu’ils doivent apporter ou non. Listez les petits équipements mis à leur disposition, les appareils ménagers, les jeux de société, les couverts, les verres.

En cas d’urgence

Rassurez les nouveaux occupants en mettant à leur disposition les numéros à appeler en cas de problème. Ils doivent pouvoir vous joindre à tout instant et s’ils n’y parvenaient pas, des numéros de secours seront utiles, qu’il s’agisse du téléphone d’un voisin, d’un dépanneur, d’un garagiste ainsi que l’hôpital ou le médecin les plus proches.

Un petit livre d’or glissé dans le dossier de bienvenue permettra aux vacanciers de s’exprimer sur l’impression de leur séjour. Vous pourrez ainsi utiliser leurs suggestions d’amélioration pour les prochains habitants et vous connaîtrez les éléments que vous vous devez de conserver pour offrir des vacances inoubliables à vos locataires.

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